Software für Pflichtenmanagement und Rechtskataster

sigeusCS hat vor dem Hintergrund der langen Erfahrung ihrer Mitarbeiter Softwarelösungen entwickelt. Primäres Ziel ist es aber immer, mit der beim Kunden vorgefundenen IT, passende Lösungen zu finden. So wurden z.B. mit der Software der Quentic GmbH erfolgreich Projekte zur Optimierung des Pflichtenmanagements mit Hilfe von sigeusCS umgesetzt, z.B. in dem darin das Regelwerkskataster passgenauer und anwenderorientierter aufgesetzt oder die abgebildeten Pflichten besser gemäß den tsächlich vorhanden betrieblicher Strukturen angepasst wurden. Wir setzen Ihnen die Regelwerks- und Pflichtenstruktur so auf, dass nicht nur die HSE-Abteilung sondern alle Mitarbeiter mit Pflichtenverantwortung das System direkt und effizient bedienen können.

Wenn es aber noch keine adäquate IT-Unterstützung gibt und es zur Zielsetzung unserer Kunden passt, so können vorhandene Softwaremodule von sigeusCS eingesetzt werden. Die bekannteste IT-Lösung von sigeus ist die cloudbasierte Datenbankanwendung sigeusWEB.

sigeusWEB für Pflichtenmanagement und Regelwerksverfolgung:

Abb: Funktionsprinzip - Die sigeus-APPs greifen auf den betreffen Baustein im Pflichtenbaukasten der Datenbank zu.

Dieses Online-Tool ist eine mehrmandantenfähige Datenbankanwendung. Jeder Betrieb ist darin ein eigener Mandant mit eigenem auf den Betrieb zugeschnittenem Rechtskataster und Pflichtenkatalog. Aufgesetzt auf diesen Regelwerks- und Pflichtenkatalog sind Applikationen (APPs), die das Management der Pflichten erheblich erleichtern, so dass die tatsächlichen Pflichten des jeweiligen Betriebs transparent und einfach ermittelt, zugewiesen und verfolgt werden können. sigeusWEB ist mit einem Aktualisierungsdienst verknüpft, so dass die APPs immer auf die aktuellsten Regelwerke zugreifen und Ihnen daher immer die aktuellsten Pflichten darstellen. Über den Aktualisierungsdienst (Regelwerksmonitoring) werden Sie zudem immer auf Neuerungen hingewiesen, wobei Ihnen durch den integrierten Pflichtenbaukasten unmittelbar angezeigt werden kann, auf welchen Pflichtenbaustein in Ihrem Betrieb sich die Änderungen wie genau auswirken.

Abb: Screenshot Eingangsdialog sigeusWEB

Sie bestimmen den Umfang der Anwendung! sigeusWEB ist mit folgenden Modulen freischaltbar:

Basismodule
- individuelles Rechtskataster und daraus abgeleiteter Katalog der betrieblichen Pflichten
- Such- und Recherchefunktionen im Regelwerks- und Pflichtenkatalog
- Erstellung von Konformitätschecklisten
- Pflichtenbaukasten: Möglichkeit die Pflchten gemäß den betrieblichen Anforderungen zu strukturieren (z.B. alle Pflichten pro Maschine, pro Verantwortungsbereich, ...)
- Regelwerksmonitoring (Aktualisierungsanzeige mit Infomationen wie z.B.: was hat sich konkret für Sie geändert? welche Maschinen oder Betriebsbereiche sind davon betroffen,...)
- Ausblick auf zukünftige Änderungen
Ergänzungsmodule (APPs)
- Maßnahmenverfolgung
- Gefährdungsbeurteilungen
- Betriebsanweisungen
- Wiederkehrende Prüfungen
- AwSV-Kataster
- Gefahrstoffe
- weitere APPs in der Entwicklung: Schulungen, Genehmigungskataster, Pflichtenübertragungen, Hygiene, Vorsorgeuntersuchungen, PSA, Umweltaspekte ISO 14001
Schnittstellen
- sigeusWEB kann in das Dokumentenmanagementsystem ADAM eingebettet werden. Die DMS Software Adam hilft, eine Anlagendokumentation zu strukturieren und zu verwalten. Durch die Verknüpfung mit sigeusWEB können zur Anlagendokumentation auch unmittelbar die zugehörigen aktuellen Vorschriften angezeigt werden. Für weitere Informationen klicke hier.
- alle regelwerksbezogenen Tabellen und ihre Zuordnungen können mit Excel aus- und eingelesen werden. Damit können nach geeigneter Konfiguration die Vorschriften z.B. den Prüfaufträgen im SAP zugeordnet werden, so dass man auch im SAP sieht welche aktuelle Vorschriften dafür heranzuziehen sind.

IT-Grundlagen
- Technisch ist sigeusWEB eine Java‑Webanwendung auf Basis der Open‑Source‑Datenbanken MySQL oder MariaDB.
- Die Nutzung erfolgt über gängige Webbrowser per HTTPS, ohne Installation auf Servern der Kunden (Software wird bei europäischen Hostern betrieben).
- Es werden keine besonderen IT‑Anforderungen bei den Kunden außer einem üblichen PC mit Browser und Internetzugang benötigt.
Informationssicherheit
- Hosting
- - Redundantes Hosting bei zwei europäischen Anbietern, Serverstandorte in Deutschland und Frankreich.
  - Rechenzentren der Anbieter sind nach ISO/IEC 27005 zertifiziert.
  - Virtuelle Server (vServer) mit dediziert für sigeusCS bereitgestellter und konfigurierter Software.
- Verfügbarkeit & Backups
  - Zielverfügbarkeit von 99 %, höhere Verfügbarkeiten optional möglich (geplante Wartungszeiten meist nachts ausgenommen).
  - Tägliche Backups, die bis zu 7 Tage vorgehalten werden, mit Wiederherstellungsoption.
  - Fällt der primäre Host aus, kann auf einen zweiten Host umgeschaltet werden. Die Version auf dem Backup‑Server wird täglich aktualisiert.
  - Zusätzlich regelmäßige Backups auf externen, geschützten Festplatten.
- Zugriffsschutz & Entwicklung
  - Nur speziell autorisierte sigeus‑Mitarbeitende haben Zugriff auf die Administration von sigeusWEB. Deren Endgeräte sind durch Firewalls geschützt und werden regelmäßig aktualisiert.
  - Zugriff auf die Entwicklerumgebung nur für IT‑Mitarbeitende.
- Anwendungsseitige Sicherheit
  - Optional mandantenabhängig aktivierbare Zwei‑Faktor‑Authentifizierung
  - Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Account gesperrt (Schutz vor Brute‑Force‑Angriffen).
- Notfallmanagement
  - Es existiert ein IT‑Notfallplan mit klaren Anweisungen für Sicherheitsvorfälle (z. B. Datenklau, Cyberangriffe), Alarmierung und Krisenkommunikation.
  - Der Notfallplan wird jährlich getestet und aktualisiert. Er regelt auch wie kritische Geschäftsprozesse bei teilweiser Kompromittierung der IT‑Infrastruktur weiterlaufen.
- Datenschutz & Cookies
  - Es werden ausschließlich Anmeldename und E‑Mail‑Adresse als personenbezogene Daten gespeichert, und diese werden verschlüsselt.
  - Es kommen nur technisch notwendige Session‑Cookies zum Einsatz, die der Aufrechterhaltung der angemeldeten Session dienen.
- Exit‑Strategie
  - Nutzer‑ und Unternehmensdaten werden nach Vertragsende gelöscht. In Backups erfolgt die Löschung mit dem nächsten Backup durch Überschreiben.